20170814完整稿大型会议表自动生成系统.docx

大型会议座次图等表 自动生成系统 目录 一、《座次图》自动生成模块 4 二、桌牌自动批量生成模块 11 三、《合影站位图》自动生成模块 14 四、《宴请座次图》自动生成模块 16 五、本系统的优越性 19 大型会议座次图等表 自动生成系统 对于机关和企业的办公室来说，组织会议是经常性工作。在参加人数较多的会议中，座次图的编排是一个关键环节。事先有组织地将参会人员座次安排好，一方面能让参会者均匀分布在会场，避免会场各处太拥挤或太稀疏；另一方面，遵从于共同价值观的座次顺序，能让参会人员都感到心安，是维护会议严肃性必要条件。 传统方法的排座次，是先画一张空表，然后逐一填入人名。在这个过程中，要反复掂量谁在前、谁在后，不断地调整和修改。大多数情况下，参会人员是按顺序从中间向左右两边折返发散安排的，每当遇到增加或减少参会人员—哪怕只调整一个人，也往往需要推倒重来一次。不仅如此，一些会议还要求按顺序的摆放桌牌，制发《出席证》，组织照相、就餐，使类似排座次图的工作 量 翻倍。对个人而言，上述几项工作是时间紧、压力大的苦差事；对单位而言，将大量人员精力深陷在会议排座次之类的琐碎事务上不利于提升在群众中的形象，更不符合中央“反四风”精神。 本文要介绍的方法，可以实现三个功能：1.当参会人员名单基本确定时，自动生成《座次图》；2.当参会人员名单变化时，自动更新《座次图》；3.自动生成与《座次图》相配套的《合影站位图》、《宴请就餐图》，批量且按顺序自动生成“桌牌”，并且随参会人员名单的变化而自动调整。简言之，只要明确了参会人员名单的人名和顺序，会议所需多数证表卡都自动生成和自动调整，让会务准备工作变得轻松和从容。 一、《座次图》自动生成模块 （一）原理 传统方法的原理 本文所介绍方法的原理 《座次图》自动生成模块的原理，可以概括成“位置—编号—人名”。是对参会人员和会场里的每个座位都进行编号，将相同编号的人名与座位建立一一对应联系，使人名能够自动填写到相同编号对应的会场座位中去。依照此方法建立的座次图，数字编号是核心要素，借助于EXCEL软件所拥有得数字处理优势，大大提升速度和准确性。 （二）主要步骤 由于使用现代人举例容易不恰当不准确，本文虚拟了《水浒传》中梁山108位好汉开招安大会的例子来介绍座次图的制作。准备工作：打开一个EXCEL文件，将左下角三个选项卡分别改名为《人员名单》、《数字布局图》和《座次图》。然后开始以下三个步骤： 第一