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企业会务工作操作手册（ 2020 年） 一、会前工作 （一）会议确立 根据全集团工作部署或者工作需要，进而召开会议。会议主要 包括 年度 工作会、务虚会、职代会 ， 各项董事会会议 （股东 大会）、监事会会议 、党委会 、经营班子会议 ， 月度例会、经营分析会、总结会、工作布置会议以及其它会议；行外 政府 部门、 监管 部 门调研会 、 座谈会 、通报会 ， 政府 、 企事业单位、公司等 业务 洽谈会 以及其它 会议。 （二）会议内容及 议题 根据 会议性质 确立 会议后，会务负责人积极跟 相关 领导 或 外部单位联络员确定会议内容 及 议题。 就 例会举例，一是 根据近期 工作情况或年度、季度工作任务 完成 情况拟定会议 主题 ，明确 会议 目的 ；二是 向各 子公司 征集会议议题 及 需总行 协调 解决的事项，明确工作重点 ， 着重 解决工作难点，制定 确保完成工作任务 目标 的工作措施及方案。三是 草拟 会议议程， 并请示 领导尽快确 定 会议 时间 、 议程 、主持人等事项 。 （三）会议准备 事项 确定会议的时间、地点、参会 人员 、议程 、 主持人等。督促相关部门准备好 会议材料，包括会议议程、领导讲话 代 拟稿 以及会议相关材料。 做好会议 后勤保障 准备 工作 ： 一是通过 OA 系统 或电话询问后勤服务中心 申请 会议室相关事项 ； 二是 确保 会议室音响 设备 、投影 仪 、 远程 视频 系统、 电子媒屏 （会议 横幅 ）等 设备支持 ； 三是 根据参会人员 跟安保部 联系， 酌情 预留好 一楼停车位 数量； 四是 与后勤服务 中心 联系 并通知清洁 人员 提前对会场 进行 打扫 ， 摆放 桌子 、 椅子、 矿泉水等物品 ； 五是 与 后勤服务中心对接大型会议 专用 电梯 、 参会人员用餐 、 座位指示牌 等 事宜 。 （四）会议通知 会议通知的基本 内容 ：会议名称、会议时间、会议地点、会议主持人、会议 议程 、参会人员以及是否 需要参会人员准备发言 材料等。会议确定后，会务负责人 应 根据会议 重要程度 以邮件 、电话 、 短信 等方式进行 会议通知， 确保 参会人员知晓各会议事项。 会议通知方式包括邮件通知 、 电话通知、短信通知、 OA 系统通知、 微信群通知 。 1 . 邮件 通知 ：确保将会议 通知 发送至 各参会 各单位及其主要 负责人 邮箱 ，并查看邮件 送达 状态及 阅读 记录 。 2. 电话通知：注意礼貌用语，不卑不亢，吐字清晰精准。同时记录通知 的时间、 接电话人员姓名。 3 . 短信通知：年度工作会 等大型会议需 通过短信平台进 行会议